Na swoich stronach spółka Gremi Media SA wykorzystuje wraz z innymi podmiotami pliki cookies (tzw. ciasteczka) i inne technologie m.in. w celach prawidłowego świadczenia usług, odpowiedniego dostosowania serwisów do preferencji jego użytkowników, statystycznych oraz reklamowych. Korzystanie z naszych stron bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza wyrażenie zgody na użycie plików cookies w pamięci urządzenia. Aby dowiedzieć się więcej o naszej polityce prywatności kliknij TU.

Bloomberg US

Firmy i Rynki

Optymalne zarządzanie dokumentami w firmie

13-01-2017, ostatnia aktualizacja 13-01-2017 14:58

Dokumenty to codzienność każdej firmy. Niektóre muszą drukować wręcz ogromne ich liczby, nad którymi trudno zapanować. Warto poznać rozwiązania ułatwiające zarządzanie dokumentacją, a także ograniczające koszty generowania dokumentów papierowych.

Upowszechnianie się komputerów, internetu i dokumentacji elektronicznej teoretycznie powinno zmniejszyć liczbę papierowych plików generowaną przez przedsiębiorstwa. Okazuje się tymczasem, że firmy drukują coraz więcej (w 2015 r. liczba ta wzrosła o 31% w porównaniu do roku poprzedniego. I niekoniecznie jest to wynik przyzwyczajenia czy braku świadomości ekologicznej. Przykładowo Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa, jakie rodzaje danych i jak długo należy przechowywać, a także wymienia konkretne dokumenty, które wystarczy posiadać w formie elektronicznej. Nieznajomość tych przepisów może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową, a także pośrednio przyczynić się do problemów w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Właściwe przechowywanie dokumentacji to podstawa

Codziennie pracownicy firmy drukują różnego rodzaju dokumenty, a dodatkowo otrzymujemy papiery z zewnątrz. Aby nie pogubić się w ilości tej dokumentacji, należy opracować system sprawnego segregowania papierów. Najistotniejsze, najpilniejsze dokumenty powinny znaleźć się na biurku – w zasięgu wzroku. Inne ważne, ale nie tak pilne, można ułożyć w łatwo dostępnym miejscu. Osobno przechowujemy pisma zaliczane do archiwum.

55% polskich przedsiębiorstw realizuje większość koniecznych działań administracyjno-biurowych w formie papierowej. Oznacza to stałe generowanie dużej liczby wydruków, które powinno się właściwie przechowywać. Archiwum w postaci segregatorów i teczek wypełnionych papierami jest niełatwe do opanowania i systematycznego uzupełniania oraz użytkowania. Z pomocą przychodzą nam dziś odpowiednie systemy komputerowe pomagające w zarządzaniu dokumentacją. Oprogramowanie służące do archiwizowania dokumentów firmowych może mieć postać samodzielnej aplikacji DMS lub wchodzi w skład systemów ERP i CRM. Archiwum elektroniczne ma m.in. taką przewagę nad papierowym, że łatwo wyszukać w nim jeden, potrzebny natychmiast dokument spośród mnóstwa innych.

Optymalizacja kosztów generowania dokumentów

Zarządzanie dokumentami firmowymi to nie tylko wygodna, optymalna i dająca możliwość szybkiego dostępu do dowolnego pisma segregacja i archiwizacja. To również drukowanie z głową, czyli wydajne i ograniczające do minimum liczbę niepotrzebnych kartek papieru. Zacznijmy od zmiany przyzwyczajeń pracowników w zakresie drukowania. Badania wykazały, że ten sam dokument może być w firmie drukowany nawet 19 razy bez żadnego uzasadnienia. Warto zatem ograniczyć takie zachowania. Będzie to dla firmy korzystne finansowo, pozwoli zmniejszyć ilość papierów, a także sprawi, że przedsiębiorstwo stanie się bardziej ekologiczne. Jeśli to możliwe, drukujmy dwustronnie zamiast jednostronnie. Rezygnujmy z druku kolorowego, jeśli nie jest potrzebny. Podobnie nie zawsze musimy ustawiać oprogramowanie urządzenia drukującego na drukowanie w najwyższej jakości – pochłaniające więcej energii i tuszu.

...
Poprzednia
1 2
rp.pl
Żadna część jak i całość utworów zawartych w dzienniku nie może być powielana i rozpowszechniana lub dalej rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (w tym także elektroniczny lub mechaniczny lub inny albo na wszelkich polach eksploatacji) włącznie z kopiowaniem, szeroko pojętą digitalizacją, fotokopiowaniem lub kopiowaniem, w tym także zamieszczaniem w Internecie - bez pisemnej zgody Gremi Media. Jakiekolwiek użycie lub wykorzystanie utworów w całości lub w części bez zgody Gremi Media lub autorów z naruszeniem prawa jest zabronione pod groźbą kary i może być ścigane prawnie.
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami "Regulaminu korzystania z artykułów prasowych" zamieszczonego na stronie www.rp.pl/regulamin i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem zamieszczonym na stronie www.rp.pl/licencja
Rekomenduj artykuł, oddano głosów: 

Komentarze

Dodaj komentarz

Zaloguj lub Połącz przez | Załóż konto

Wypowiadasz się teraz jako niezalogowany

Pozostało znaków: 2500

Z ostatniej chwili
Najczęściej czytane
Najlepiej oceniane
common